¿Qué es la burocracia? ¿Cuál es su propósito?
1) ¿Qué es la burocracia? ¿Cómo lo defines?
Las características centrales y definitorias de la burocracia son (1) la formalización y estandarización de los procedimientos, (2) estructuras departamentales basadas en la especialización y la experiencia técnica, (3) la presencia de la autoridad jerárquica como una forma de coordinar estos departamentos especializados y procedimientos formalizados. (Eric Walton tiene un artículo en Estudios de organización que muestra cómo estas características se han mantenido más o menos a lo largo del tiempo. Artículo aquí: http: //oss.sagepub.com/content/2 ...)
2) ¿Cómo emerge?
Las burocracias pueden surgir por razones racionales, en respuesta a requisitos técnicos u objetivos específicos (consulte la respuesta sobre el propósito de la burocracia, a continuación). Pero también pueden surgir de las normas de la industria. Se pueden adoptar para transmitir legitimidad y familiaridad a otros (clientes, empleados, inversores, etc.). Pueden surgir para facilitar las interacciones con otros actores (agencias, empresas, gobiernos, etc.). Y, por supuesto, pueden ser requeridos por presiones legales o regulatorias. En otras palabras, para obtener recursos valiosos de todo tipo, las empresas enfrentan presiones institucionales para burocratizarse. (DiMaggio y Powell tienen un documento clásico de 1991 que cubre este documento de Scribd – documento sin clasificación aquí: http://www.scribd.com/doc/40317614)
3) ¿Cuál es su propósito?
Además de las razones institucionales anteriores (legitimidad, imitación, etc.), hay una serie de razones prácticas en las que la burocracia puede ser útil. Es un medio de control que permite la coordinación de un gran número de personas que trabajan en tareas complejas, sofisticadas e interdependientes. Pueden ser útiles en situaciones donde es importante que los procesos y resultados sean predecibles, ordenados y basados en reglas. Y su estructura hace que el funcionamiento de una organización sea menos dependiente de las cualidades particulares de cualquier persona que trabaje en la organización. En un giro interesante, esto puede permitir una mayor flexibilidad (Forrest Briscoe, de Penn, tiene un artículo que muestra cómo las prácticas burocratizadas para tratar con los clientes y compartir información de los clientes puede permitir un personal más flexible en la atención médica. Artículo publicado aquí http: // orgsci .formas.informaciones.o …).
¿Qué ventajas existe en una burocracia?
La ventaja de una burocracia adecuadamente organizada y administrada es que proporciona una manera eficiente de implementar de manera justa la política de la entidad a la que sirve, ya sea gobierno, empresa, religión, etc. En este caso, «justo» significa que todos reciben el mismo trato, porque un conjunto de reglas se aplica de manera consistente por una fuerza laboral profesional.
La desventaja de la burocracia es que las reglas están escritas por seres humanos que no pueden tener un conocimiento perfecto de todas las situaciones posibles cubiertas por la política. Surgen situaciones en las que las reglas no se pueden aplicar de manera que proporcionen un resultado justo. Las reglas dicen algo como «Si A sucede, haz esto; si B sucede, haz eso». Si bien A y B abarcarán la mayoría de las situaciones, no las abarcarán todas porque los responsables de la formulación de políticas no podrán visualizar todas las situaciones posibles. Cuando surge C, la burocracia debe tratar de diseñar el curso de acción correcta interpretando la situación como si fuera parte de la A o la B. Esto produce resultados extraños, a menudo injustos para quien sea que se aplique la política. A veces, un burócrata doblará las reglas para llegar a un resultado equitativo, o la organización proporcionará un proceso para una autoridad fuera de la burocracia a la que una parte agraviada puede apelar para obtener alivio. Aún así, surgirán casos en los que el cumplimiento de las normas da lugar a una injusticia.
Hay otros resultados indeseables que se producen en la burocracia, pero no son propios de ella. La corrupción, por ejemplo, ocurre en la burocracia, pero ocurre en cualquier forma de organización donde ciertos funcionarios desempeñan funciones administrativas. Parte de la mayor eficiencia de una burocracia es que tiene mecanismos, como las reglas formales y responsabilidad jerárquica, para enfrentar problemas como la corrupción.
Los pro y en contra de la burocracia
La burocracia solo es un conjunto de reglas. Las reglas son importantes para evitar que sucedan cosas malas. Desafortunadamente, las reglas también pueden ser algo al revés que afecta a una empresa.
Las reglas son vitales en entornos de alto riesgo, ya que limitan los inconvenientes. Por ejemplo, las aerolíneas comerciales están inundadas de procedimientos y regulaciones para garantizar la seguridad en el tránsito. Pero las reglas también restringen lo que se puede lograr. Las reglas excesivas ralentizan las cosas. En ciertos casos (como la aviación comercial) esto puede ser bueno. Pero en las compañías de productos, cada regla adicional podría significar la diferencia entre prosperar y sobrevivir.
Para fomentar la creatividad, debe mantener las reglas estrictas y rápidas al mínimo, permitiendo a su equipo innovar y empujar el conjunto. Su gente debe estar libre de burocracia para que se pueda dedicar tiempo y energía a crear nuevas soluciones, realizar otras ventas y apoyar las operaciones.
Eso no significa que no haya reglas. Ninguna regla sería la anarquía. Debería haber algunas reglas claras. Su compañía debe ser más de “Diez Mandamientos” y menos “Levítico”.
Estos principios se describen mejor en las famosas diapositivas de cultura de Netflix.
La razón por la cual existe burocracia en la mayoría de las empresas es que cada vez que una persona se equivoca, la compañía crea una regla. Muy pronto (especialmente en organizaciones con mucha gente), hay miles de reglas sobre lo qué se puede hacer, cómo actuar, cómo gasta el dinero, y mucho más.
Cuantas más reglas tiene una empresa, menos confía en sus empleados.
Por supuesto, limitar la burocracia significa que tiene que contratar personas realmente excelentes con buen criterio. Voltaire (a veces atribuido al tío de Spiderman) dijo que «con gran poder conlleva una gran responsabilidad». Si fortalece a todos sus empleados, necesitará personas con buen criterio que puedan ser buenos administradores de nuestra confianza. El juicio es la cualidad más importante de un empleado en una compañía de alta confianza.
Debes reclutar compañeros de equipo que no solo trabajen muy duro y tengan grandes habilidades, sino que hayan demostrado una fuerte intuición para hacer lo correcto. Idealmente, trabajas solo con personas en las que puedes confiar, quienes honrarás esa confianza como consecuencia.
Ralentizar los procedimientos en las instituciones públicas dados a la burocracia
Este fenómeno de la burocracia
que perjudica las administraciones de empresas donde mayormente ocurren en las instituciones y organismos que pertenecen al gobierno, puede ser en embajadas, hospitales, policía, registros públicos y civiles, etc (lugares donde el Estado posee la autonomía). Ahora, surgen varias razones.
- Aumento de requisitos: supuestamente para mejorar el control y mantener la supervisión de los usuarios con respecto a sus operaciones. Sin embargo, aplican otros requisitos que ya vienen siendo impedimentos e incluso inútiles.
- Falta de presupuesto: generalmente las oficinas del ente del Estado son financiados por el mismo estado, más sin embargo no tienen dependencia económica directamente de los usuarios que atienden. Es decir, el precio no lo establece la misma institución, sino el gobierno. En las instituciones privadas tienen mejores ventajas y más facilidad para agilizar los trámites, aunque hay que pagar un buen precio.
- Ambiente inadecuado: equipos de oficina con deterioro, así también las instalaciones, influyen en el rendimiento de los empleados. También incluye los beneficios que se les pueda otorgar a los funcionarios, lo cual puede haber motivaciones para realizar los trabajos.
- Incremento de la demanda y poca efectividad: ocurre cuando los pocos empleados no se logran dar abasto para una gran cantidad de personas que necesitan alcanzar operaciones. Todos los días existen una gran marea de clientes que necesitan atención. Por ende, muchas instituciones aplican «Operación Morrocoy», es decir, trabajar lento y cuando les den la gana.
Referencia: Ex. personal.
Hace un largo tiempo, estuve ayudando a un bufet de abogados para agilizar los trámites que se realizaban en las oficinas sobre el Registro Mercantil de Empresas. Yo era el que «hacía la cola»de un buen largo de usuarios que estaban por el mismo propósito, considerado un trabajo puesto que debía ofrecer varias horas parado esperando por el número, con una serie de pasos que debía hacer. Observé todo eso.